Za posledné 2 dni mi traja rôzni ľudia z môjho okolia povedali: „Prepáč, zabudol/zabudla som.“ Vďaka tomu som si uvedomil, že väčšina ľudí podľa všetkého nemá vytvorený žiadny systém, vďaka ktorému by si pamätali všetko, čo si pamätať potrebujú. Pretože snažiť sa zapamätať si všetko iba vo svojej hlave očividne nefunguje.
Ja mám veľmi zlú pamäť. Často si nespomeniem napríklad na miesto posledného stretnutia s mojim kamošom, ktoré bolo pred dvomi týždňami. Pamätať si čo kto kedy povedal? Zabudni. Ak s niekým argumentujem a ona spomenie niečo, čo som ja v minulosti povedal, alebo čo povedala ona, som stratený. Nepamätám si to totiž naisto. V čom som však dobrý je, že si pamätám všetky úlohy, ktoré musím alebo chcem urobiť niekedy v budúcnosti.
Pamätám si všetko, čo si pamätať chcem
V minulosti sa ma moja klientka a kamarátka Beátka Oravcová pýtala, ako je možné, že na nič nezabudnem a vždy urobím všetky úlohy, ktoré mi zadá. Pritom som cestoval po Ázii, riešil víza v rôznych krajinách, desiatky letov a presunov autobusmi, vlakmi, či loďami. Vždy som bol všade v správny deň a na čas (okrem môjho letu z Taiwanu na Filipíny, ktorý som zmeškal kvôli silnému dažďu a zaplavenej diaľnici).
Už dávno píšem deň dopredu alebo v deň stretnutia ľuďom krátku správu, aby som im pripomenul náš dohodnutý plán. Ľudia zabúdajú skutočne často.
Pred dvomi rokmi na Taiwane som zase chodil aj na päť rande za týždeň, ktoré boli plánované niekedy aj tri týždne dopredu. Na žiadne stretnutie som nezabudol. Pamätal som si deň stretnutia, presný čas, miesto a meno osoby, s ktorou som sa mal stretnúť v danom termíne. Stalo sa mi však nie jedenkrát, že dané dievča na dané stretnutie zabudlo. (Viem, že občas ženy „zabudnú“ na stretnutie, pretože sa nakoniec rozhodli, že nemajú záujem sa stretnúť. Aj to sa stáva. No keď sa ti to dievča ospravedlní a chce sa stretnúť v iný deň, verím, že sa môžeme zhodnúť na tom, že to zabudnutie nebolo iba výhovorkou.)
Pri dopredu plánovaných stretnutiach s dievčatami, či chalanmi, a tiež pri dopredu plánovaných Skype hovoroch, už dávno píšem deň dopredu alebo v deň stretnutia daným ľuďom krátku správu, aby som im pripomenul náš dohodnutý plán. Ľudia zabúdajú skutočne často.
Ako je teda možné, že si všetko dôležité pamätám, aj keď mám takú zlú pamäť? Alebo možno práve preto, že mám zlú pamäť a bol som nútený vytvoriť si systémy, ktoré mi pomáhajú?
Ako si pamätať všetko dôležité a na nič nezabudnúť
Používam niekoľko systémov, ktoré mi pomáhajú pamätať si všetko, čo si pamätať chcem.
1. Všetky udalosti spojené s určitým dátumom pridaj do Google Kalendára
Nikdy som nebol veľkým fanúšikom kalendárov. Prišlo mi, že kalendáre používajú iba starí ľudia, alebo nejakí staromódni podnikatelia. Ako som pred rokmi začal podnikať, občas som si niečo zapísal do fyzického, stolného kalendára. Avšak aktívne som začal používať digitálny kalendár až keď som začal cestovať a žiť v zahraničí, a predovšetkým keď som na Taiwane randil ako zmyslov zbavený. Bola to z núdze cnosť. No možno práve vďaka tomu dnes používam Google Kalendár na všetko, čo sa má udiať niekedy v budúcnosti.
Typy udalostí, ktoré ukladám do svojho kalendára
- Osobné stretnutia
- Audio/video hovory s kamarátmi
- Nahrávania podcastov Sám Sebe Pán
- Pravidelný týždenný mastermind Skype hovor (prípadne alternatívne termíny, ak v pravidelný termín jeden z nás v ten týždeň z nejakého dôvodu nie je dostupný)
- Všetky úlohy v mojom podnikaní, ktoré musím urobiť ja (alebo moja asistentka) v určitý deň (vyplatiť zamestnancov, zaplatiť dane a pod.)
- Termíny dokončenia alebo spustenia klientských alebo súkromných projektov
- Narodeniny a meniny mojej rodiny a blízkych
- Všetky udalosti týkajúce sa cestovania (informácie o mojich letoch, o konkrétnych cestách autobusom, vlakom či loďou, dátumy platnosti mojich víz, dátumy vypršania mojej zmluvy na ubytovanie, dátumy mesačných platieb za nájom a pod.)
- Podujatia, ktorých sa chcem zúčastniť
- Hocijaké iné jednorazové udalosti spojené s určitým dátumom, prípadne aj časom
2. Používaj viac kalendárov
Google Kalendár umožňuje vytvoriť si rôzne kalendáre, ktoré sa dajú zapnúť alebo vypnúť zo zobrazenia, zdieľať s ďalšími ľuďmi, no predovšetkým ktoré ti umožnia farebne rozlíšiť rôzne typy udalostí. Ja sám mám aktuálne okolo 10 rôznych kalendárov, každý inej farby, vďaka čomu viem v mesačnom zobrazení jednoducho rozlíšiť, čoho sa daná udalosť týka.
3. Využívaj pripomienky
Používať kalendár bez používania pripomienok je ako používať auto bez kolies. Je pekné, že máš auto, ale je ti úplne na nič. Je pekné, že používaš kalendár, ale pokiaľ nepoužívaš pripomienky, tak či tak si musíš v hlave pamätať minimálne deň danej udalosti. Alebo musíš každý deň ako prvú vec ráno otvoriť svoj kalendár. Lenže aj na to môžeš občas zabudnúť, a skôr či neskôr zaručene aj zabudneš.
Používať kalendár bez používania pripomienok je ako používať auto bez kolies.
Ľudský mozog je veľmi efektívny v tom pamätať si postupnosti – teda keď jednu udalosť vykonáš ihneď potom, ako urobíš niečo iné. Vykonanie tej prvej udalosti ti totiž automaticky pripomenie, že máš urobiť aj tú druhú udalosť. Napríklad ráno vstaneš a ideš na záchod, čo ti pripomenie ísť do sprchy, čo ti zase pripomenie umyť si zuby, a tak ďalej. Som si istý, že v 90% svojich dní robíš ráno prvých 5 vecí v úplne rovnakej postupnosti, je tak?
Lenže čo sa stane, keď niečo tvoju postupnosť preruší? Napríklad ti niekto zavolá a požiada ťa o niečo? V takej situácii existuje omnoho väčšia šanca, že na niečo zabudneš – napríklad odídeš do práce bez toho, aby si si umyla zuby. Alebo si zabudneš kľúče. Alebo rúž. Alebo čokoľvek.
Možno keď sa nič výnimočné nestane, budeš si pamätať, že v sobotu o 14tej sa máš stretnúť s kamarátkou a máš priniesť aj jednu knihu, ktorú si chcela od teba požičať. Lenže čo ak ti v sobotu ráno šéf zavolá s tým, že musíš čím skôr dokončiť ten článok, ktorý má byť v pondelok ráno hotový. Tvoj priateľ sa ťa pýta, kedy sa budeš venovať jemu. A v tom zazvoní poštár, ktorý má problém s tým, že nemáš splnomocnenie na to, aby si mohla prebrať poštu za svojho brata, ktorý je momentálne v zahraničí. Myslíš, že aj potom si spomenieš na to, že na stretnutie s tvojou kamarátkou máš priniesť aj nejakú blbú knihu? Alebo existuje veľká šanca, že zabudneš?
Ja osobne používam pripomienky pre každú jednu udalosť, ktorú nesmiem prehliadnuť. V závislosti na konkrétnej udalosti si nastavím buď iba notifikáciu na telefóne, alebo aj emailovú pripomienku, ktorú si všimnem aj pri práci na laptope. Na stretnutia mám zvyčajne pripomienku jednu alebo dve hodiny pred tým. Na sviatky mojej rodiny mám pripomienku nastavenú zvyčajne na týždeň dopredu, ale taktiež aj v daný deň zavčasu ráno.
4. Väčšie projekty či úlohy si zapíš do Evernote
Kalendár je ideálnym miestom pre zapisovanie udalostí, ktoré sa odohrávajú v určitý dátum a čas, no ktoré nepotrebujú detailný popis. Ak však pracuješ na nejakom zložitejšom projekte, či už pre klienta alebo sám pre seba, zadať dané úlohy do kalendára nie je ideálne. Ak má daný projekt nejaký deadline – nejaký termín, do kedy musí byť hotový – potom daný termín jednoznačne do kalendára patrí, vrátane pripomienky týždeň či deň pred daným dátumom – v závislosti na rozsahu daného projektu. Popis daného projektu či rozpis konkrétnych úloh však už do kalendára nepatrí.
Detailné informácie o projekte a konkrétne úlohy, ktoré je potrebné urobiť, si už roky zapisujem do Evernote, jedného z mála nástrojov, ktorý používam každý jeden deň – či už na svojom laptope, alebo na mobile. Keď mi napríklad príde email od klienta, ktorý odo mňa chce, aby som vykonal 5 rôznych zmien na jeho web stránke, tak celý daný email skopírujem do novej poznámky v Evernote, ktorú nazvem podľa daného projektu a úlohy. Keď potom nejakú úlohu dokončím, označím celý text popisujúci danú úlohu buď jeho prečiarknutím, alebo zvýraznením žltou farbou. Ak nejakú inú úlohu nemôžem dokončiť, pretože potrebujem nejaké doplnenie od klienta, daná úloha ostane v danej poznámke ako nedokončená. Či mi klient odpíše ešte v ten istý deň, alebo o 3 týždne neskôr, popis danej úlohy mám stále zapísaný v Evernote a môžem pokračovať tam, kde som skončil.
Mnoho freelancerov a malých podnikateľov pracuje „vo“ svojich emailoch. Je to efektívne, ak nejakú úlohu dokončíš, odpíšeš na daný email a archivuješ ho. Lenže keď splníš z daného emailu niekoľko úloh, ale nie všetky, tie nedokončené úlohy sa veľmi jednoducho môžu vo vašej konverzácii s klientom stratiť – čo je nie len neefektívne, ale aj nezodpovedné a neprofesionálne. Ak nezabudneš na nič, čo ti tvoji klienti raz povedali, budú si to ceniť. Väčšina z nich si možno ani nikdy neuvedomí prečo, ale budú vedieť, že si zodpovedný a že ti môžu dôverovať.
Záver
Viem, že používanie kalendára či poznámok nie je ničím prevratným. Tiež však vidím, že mnoho ľudí tieto jednoduché, no pritom nesmierne efektívne pomôcky vôbec nevyužíva. Každému sa občas stane, že zabudne na stretnutie, na dohodnutý hovor, alebo na nejakú úlohu, ktorú mal vykonať. Bohužiaľ však vtedy daný človek zbytočné plytvá časom niekoho iného, a čas je tým najcennejším, čo máme – viac ho nebudeme mať už nikdy.
Ja si svoj čas nesmierne vážim a preto sa snažím neplytvať ani časom iných ľudí. Google Kalendár a Evernote mi umožňujú pamätať si a dodržať svoje sľuby, vďaka čomu som verím nie len lepším biznis partnerom, ale aj romantickým partnerom či kamarátom.
Ako to máš s dodržiavaním svojich sľubov ty?
PS: Týmto článkom nikomu nič nevyčítam. Áno, k jeho napísaniu ma inšpirovali konkrétne udalosti s konkrétnymi ľuďmi, no jeho cieľom nie je kritizovať konkrétnych ľudí, ale inšpirovať tých, ktorí chcú byť inšpirovaní.
– Lubo Jurík, 13. august 2018, Louisa coffee, Taipei, Taiwan
