Tvorba pracovných postupov ako nevyhnutný krok budovania firmy a online podnikania Výhody používania firemných pracovných postupov

Ako som v roku 2014 začal budovať firmu, no v roku 2015 to vzdal

S tvorbou firemných procesov som sa začal prvýkrát pohrávať koncom roka 2014. Niekoľko mesiacov som pracoval na pracovných postupoch pre tvorbu web stránok na WordPresse, aby som mohol túto prácu jednoducho outsourcovať niekomu inému. Začiatkom roka 2015 pre mňa začal pracovať Roland Vojkovský, ktorý tvoril web stránky pre mojich klientov na základe návodov (pracovných postupov), ktoré som vytvoril. Roland nemal s tvorbou web stránok žiadne skúsenosti (iba vlastnil blog s niekoľkými článkami), no vďaka pracovným postupom bol schopný toho urobiť mnoho za mňa. Vďaka tomu bola moja firma produktívnejšia – prijímali sme a úspešne dokončili viac zákaziek ako som bol schopný urobiť v minulosti iba ja sám.

Keď však po pár mesiacoch odo mňa Rolo odišiel, aby si založil svoje vlastné podnikanie (tvorbu web stránok) aby si vybudoval svoj vlastný blog a online podnikanie, postupne som zase začal robiť všetky úlohy pre klientov sám a pomaly som zabudol na systém, ktorý som vybudoval. Nenašiel som totiž vtedy za Rola náhradu. Nie preto, že by nikto vhodný neexistoval; skôr preto, že som mal vždy obavy v podnikaní dôverovať iným ľuďom (ako má asi väčšina freelancerov a podnikateľov, ktorí sú zvyknutí všetko si robiť sami). Nevedel som delegovať zodpovednosť (stále to nie je pre mňa jednoduché, ale lepším sa).

Druhý pokus o budovanie firmy v roku 2018

Začiatkom roku 2018 som si uvedomil, že v mojom podnikaní existuje mnoho, mnoho úloh, ktoré sa často opakujú, no ktoré vyslovene nemám rád. Nechce sa mi na tých úlohách pracovať. Je to pre mňa otrava. Vždy pri nich prokrastinujem. Dôvody pre tieto negatívne pocity z daných úloh sú zvyčajne dva: buď je tá úloha nesmierne nudná – zdĺhavá a nezáživná, alebo mentálne náročná – nie som si istý, čo mám robiť či ako to urobiť. Skvelým príkladom takýchto úloh je fakturácia klientov, účtovníctvo či iné papierovačky, ktoré na nás tlačí štát neefektívnymi či často vyslovené hlúpymi zákonmi.

Napríklad vždy, keď som potreboval vytvoriť cestovný príkaz či vyúčtovanie pracovnej cesty, musel som si overovať u mojej digitálnej účtovníčky Janky Bielikovej ako presne to mám urobiť. Nikdy som si nebol istý. Na konci každého mesiaca som zase musel účtovníčke posielať všetky svoje vystavené faktúry, všetky prijaté faktúry či iné firemné náklady, plus mnoho iných dokumentov, ktoré sú potrebné preto, aby moja firma dodržiavala všetky platné slovenské zákony a európske nariadenia.

Vždy to bola pre mňa nesmierna otrava. Často som niečo urobil nesprávne, vďaka čomu sme párkrát napríklad zaplatili daň o deň či dva neskôr. Takýto spôsob práce nebol efektívny, dokončiť dané úlohy mi trvalo dlho, no hlavne mi celý ten proces spôsoboval množstvo stresu a uberal množstvo energie. Našťastie som si však jedného dňa uvedomil, že takto to ďalej ísť nemôže a vytvoril prvý pracovný postup, ktorý sa netýkal tvorby web stránok, ale chodu mojej firmy.

Dôvody, vďaka ktorým mám aj čas, aj peniaze, aj chuť robiť pre klientov Čo som sa naučil za 15 mesiacov od „zbankrotovania“ môjho podnikania

Našťastie som si jedného dňa uvedomil, že takto to ďalej ísť nemôže a vytvoril prvý pracovný postup, ktorý sa netýkal tvorby web stránok, ale chodu mojej firmy.

Výhody používania firemných pracovných postupov

Vytvoriť dobre fungujúci pracovný postup je náročné. Ak ho však už raz vytvoríš, budeš nesmierne šťastný, že si tak urobil. Dôvodov pre to existuje mnoho.

1. Žiadne váhanie či neistota

Zakaždým, keď budeš musieť vykonať danú úlohu, jednoducho budeš postupovať podľa návodu, ktorý máš spísaný. Vďaka tomu presne vieš, čo máš urobiť, postupuješ krok za krokom, na nič nezabudneš, a výsledok bude zakaždým rovnaký.

2. Odbúranie osobnostných čŕt a emócií

Je jedno, či budeš mať v ten deň dobrú alebo zlú náladu. Je jedno, či sa ti bude chcieť, alebo nie. Nasledovať pracovný postup je jednoduché, efektívne a kvalita konečného výsledku je zaručená.

3. Každá chyba či nedokonalosť sa prejaví iba jedenkrát

Ak kvalita konečného výsledku nebola dostačujúca, stačí upraviť daný pracovný postup tak, aby bol výsledok podľa očakávaní. Ak sa príde na to, že daný pracovný postup obsahuje nejakú chybu alebo nedokonalosť, stačí postup upraviť a rovnaká chyba sa už nikdy znovu neudeje.

4. Nasledovať postup je jednoduché

Nasledovať postup krok za krokom dokáže každý priemerne inteligentný človek. Je to jednoduché a mentálne nenáročné, vďaka čomu sa šetrí energia zamestnanca a znižuje úroveň stresu.

5. Nemusíš „zaúčať“ nových zamestnancov

Jedným z hlavných dôvodov, prečo malé firmy nerastú, je strach zo zaúčania nových zamestnancov. Majiteľ firmy totiž vie o svojej firme všetko. Vie, čo ako funguje. Vie robiť rozhodnutia. A keď príde niekto zvonku, nejaký nový zamestnanec, bude mu trvať dlho, kým sa naučí, ako firma funguje či ako sa má správať a rozhodovať.

Keď máš vytvorené pracovné postupy, nemusíš zamestnancov zaúčať. Jednoducho im dáš prístup k tomu, k čomu prístup potrebujú (napríklad prístup k web stránke, účtovnému programu a podobne), ukážeš im, ktoré pracovné postupy majú nasledovať, a môžu ihneď začať pracovať.

6. Neúspech nikdy nie je chybou zamestnanca, ale chybou systému

Obrovskou výhodou používania pracovných postupov je fakt, že keď tvoj zamestnanec neodvedie dobrú prácu, keď niekde nastane chyba, nemôžeš to hodiť na zamestnanca. On totiž iba nasledoval pracovný postup. Ak sa niekde stala chyba, je to chyba prislúchajúceho pracovného postupu. Keď sa daná chyba odstráni, zamestnanec už danú chybu pri vykonávaní danej úlohy neurobí.

Každý, kto sa aspoň trochu zaujíma o psychológiu vie, že negatívna kritika ľudí demotivuje a spôsobuje im stres. Používanie pracovných postupov vo firme kritiku kompletne eliminuje, vďaka čomu sú zamestnanci spokojnejší a motivovanejší.

Za niekoľko mesiacov, odkedy pre mňa pracuje moja asistentka nasledovaním pracovných postupov, sa niekoľkokrát stalo, že výsledok jej práce obsahoval chyby. Viackrát som si hovoril: „Ako je možné, že urobila takú chybu. Veď to je úplne nelogické“. A skoro zakaždým som potom našiel chybu v pracovnom postupe, ktorý som sám vytvoril. Bola to moja chyba! A skoro som to zhodil na svoju asistentku. Je veľmi jednoduché zhodiť chybu na svojho podriadeného, čo je pre zamestnancov demotivujúce. S použitím pracovných postupov sa tomu však dá efektívne vyhnúť.

Najväčší argument proti zamestnávaniu a outsourcovaniu

Kreatívni ľudia si často myslia, že oni by nikdy nemohli niektoré úlohy outsourcovať. Myslia si, že iba oni vedia napríklad robiť rozhodnutia na základe obsahu emailov, ktoré dostanú, a iný človek by tú logiku nepochopil a robil by chyby. Títo ľudia si však neuvedomujú, že spôsob, akým oni sami riešia svoje emaily, je tiež len systémom. Áno, je automatický, pretože s ním pracujú každý deň po dlhé roky. Lenže ich rozhodovanie je stále iba programom – určitými nepísanými pravidlami, ktorými sa riadia.

Ak napríklad používaš Gmail, možno si značíš určité emaily značkami (ikonkami), ktoré Gmail ponúka. Možno emaily od klientov označíš červenou hviezdičkou, zatiaľ čo osobné emaily označíš zelenou šípkou a faktúry, platby či iné oficiálne emaily označíš výkričníkom. To je logický systém, ktorý sa dá spísať a outsourcovať.

Príklad z praxe – riešenie reálneho problému s pracovným postupom

Keď som vytvoril pracovný postup na spracovanie všetkých firemných nákladov mojej firmy, objavil som problém. Pod moju s.r.o. spadá mnoho rôznych projektov (napríklad Evolution Startup, Zarábaj Ako Pán™, Láska k Aziatkám, Festival Digitálnych Nomádov atď.) a náklady musím zaznamenávať pre každý projekt zvlášť. Lenže nikto okrem mňa samotného nevie z faktúr a iných dokladov vyčítať, o faktúru ku ktorému projektu sa jedná.

Keď som do pracovného postupu napísal, že má asistentka sama priradiť projekt ku každej jednej faktúre, robila množstvo chýb. Neboli to však jej chyby, ale chyby systému. Tento problém som vyriešil tým, že som vytvoril nové pravidlo: keď urobím nejakú platbu a príde mi faktúra, priamo do názvu súboru napíšem skratku projektu, ku ktorému daná faktúra patrí. Takouto nesmierne jednoduchou zmenou som odstránil 99% chýb zlého určenia projektu. (Aktuálne vykonávam všetky firemné platby ja sám, no keď to v budúcnosti zmením a platby bude za mňa robiť moja asistentka, pracovný postup upravím tak, aby vedela projekt priradiť ku faktúram ona sama.)

Rovnakým spôsobom sa dá napísať pracovný postup na všetky opakujúce sa kroky, ktoré nie sú kreatívne. Iba ťažko napíšeš pracovný postup na nadizajnovanie nového loga pre klienta. Môžeš však napísať pracovný postup, ktorý určuje ako komunikovať s klientom, ako si vyžiadať prvotné podklady, ako získať feedback, ako odovzdať hotové dielo, či ako riešiť určité problémy, ktoré môžu nastať. Áno, stále potrebuješ kreatívneho zamestnanca, ktorý je schopný nadizajnovať pekné logo. Použitím pracovných postupov však zaistíš, že skúsenosť všetkých tvojich klientov bude rovnaká, konzistentná. A to je hlavný rozdiel medzi malou firmičkou tatka a mamky, a prosperujúcou firmou, ktorej značku ľudia rozoznajú.

Záver

Väčšina podnikateľov sa nikdy nedostane k vytváraniu logického systému a tvorbe pracovných postupov, pretože väčšina podnikateľov si myslí, že je to strata času, alebo že na to nemajú čas, pretože sú „veľmi busy“. Dnes už však verím tomu, že bez systémov a procesov nie je možné vybudovať žiadnu väčšiu firmu, no hlavne, bez systémov a procesov je skoro nemožné byť majiteľom firmy, ktorý nemusí každý deň riešiť množstvo rôznych požiarov, ktoré sa každý deň vyskytnú.

Ako to vidíš ty? Používaš vo svojom podnikaní pracovné postupy? Ako to zmenilo tvoje podnikanie?

– Lubo Jurík, 15. júl 2018, De Chocolate Coffee, Busan, Južná Kórea