Ako som v roku 2014 začal budovať firmu, no v roku 2015 to vzdal
S tvorbou firemných procesov som sa začal prvýkrát pohrávať koncom roka 2014. Niekoľko mesiacov som pracoval na pracovných postupoch pre tvorbu web stránok na WordPresse, aby som mohol túto prácu jednoducho outsourcovať niekomu inému. Začiatkom roka 2015 pre mňa začal pracovať Roland Vojkovský, ktorý tvoril web stránky pre mojich klientov na základe návodov (pracovných postupov), ktoré som vytvoril. Roland nemal s tvorbou web stránok žiadne skúsenosti (iba vlastnil blog s niekoľkými článkami), no vďaka pracovným postupom bol schopný toho urobiť mnoho za mňa. Vďaka tomu bola moja firma produktívnejšia – prijímali sme a úspešne dokončili viac zákaziek ako som bol schopný urobiť v minulosti iba ja sám.
Keď však po pár mesiacoch odo mňa Rolo odišiel, aby si založil svoje vlastné podnikanie (tvorbu web stránok) aby si vybudoval svoj vlastný blog a online podnikanie, postupne som zase začal robiť všetky úlohy pre klientov sám a pomaly som zabudol na systém, ktorý som vybudoval. Nenašiel som totiž vtedy za Rola náhradu. Nie preto, že by nikto vhodný neexistoval; skôr preto, že som mal vždy obavy v podnikaní dôverovať iným ľuďom (ako má asi väčšina freelancerov a podnikateľov, ktorí sú zvyknutí všetko si robiť sami). Nevedel som delegovať zodpovednosť (stále to nie je pre mňa jednoduché, ale lepším sa).
Druhý pokus o budovanie firmy v roku 2018
Začiatkom roku 2018 som si uvedomil, že v mojom podnikaní existuje mnoho, mnoho úloh, ktoré sa často opakujú, no ktoré vyslovene nemám rád. Nechce sa mi na tých úlohách pracovať. Je to pre mňa otrava. Vždy pri nich prokrastinujem. Dôvody pre tieto negatívne pocity z daných úloh sú zvyčajne dva: buď je tá úloha nesmierne nudná – zdĺhavá a nezáživná, alebo mentálne náročná – nie som si istý, čo mám robiť či ako to urobiť. Skvelým príkladom takýchto úloh je fakturácia klientov, účtovníctvo či iné papierovačky, ktoré na nás tlačí štát neefektívnymi či často vyslovené hlúpymi zákonmi.
Napríklad vždy, keď som potreboval vytvoriť cestovný príkaz či vyúčtovanie pracovnej cesty, musel som si overovať u mojej digitálnej účtovníčky Janky Bielikovej ako presne to mám urobiť. Nikdy som si nebol istý. Na konci každého mesiaca som zase musel účtovníčke posielať všetky svoje vystavené faktúry, všetky prijaté faktúry či iné firemné náklady, plus mnoho iných dokumentov, ktoré sú potrebné preto, aby moja firma dodržiavala všetky platné slovenské zákony a európske nariadenia.
Vždy to bola pre mňa nesmierna otrava. Často som niečo urobil nesprávne, vďaka čomu sme párkrát napríklad zaplatili daň o deň či dva neskôr. Takýto spôsob práce nebol efektívny, dokončiť dané úlohy mi trvalo dlho, no hlavne mi celý ten proces spôsoboval množstvo stresu a uberal množstvo energie. Našťastie som si však jedného dňa uvedomil, že takto to ďalej ísť nemôže a vytvoril prvý pracovný postup, ktorý sa netýkal tvorby web stránok, ale chodu mojej firmy.
Našťastie som si jedného dňa uvedomil, že takto to ďalej ísť nemôže a vytvoril prvý pracovný postup, ktorý sa netýkal tvorby web stránok, ale chodu mojej firmy.
Výhody používania firemných pracovných postupov
Vytvoriť dobre fungujúci pracovný postup je náročné. Ak ho však už raz vytvoríš, budeš nesmierne šťastný, že si tak urobil. Dôvodov pre to existuje mnoho.
1. Žiadne váhanie či neistota
Zakaždým, keď budeš musieť vykonať danú úlohu, jednoducho budeš postupovať podľa návodu, ktorý máš spísaný. Vďaka tomu presne vieš, čo máš urobiť, postupuješ krok za krokom, na nič nezabudneš, a výsledok bude zakaždým rovnaký.
2. Odbúranie osobnostných čŕt a emócií
Je jedno, či budeš mať v ten deň dobrú alebo zlú náladu. Je jedno, či sa ti bude chcieť, alebo nie. Nasledovať pracovný postup je jednoduché, efektívne a kvalita konečného výsledku je zaručená.
3. Každá chyba či nedokonalosť sa prejaví iba jedenkrát
Ak kvalita konečného výsledku nebola dostačujúca, stačí upraviť daný pracovný postup tak, aby bol výsledok podľa očakávaní. Ak sa príde na to, že daný pracovný postup obsahuje nejakú chybu alebo nedokonalosť, stačí postup upraviť a rovnaká chyba sa už nikdy znovu neudeje.
4. Nasledovať postup je jednoduché
Nasledovať postup krok za krokom dokáže každý priemerne inteligentný človek. Je to jednoduché a mentálne nenáročné, vďaka čomu sa šetrí energia zamestnanca a znižuje úroveň stresu.
5. Nemusíš „zaúčať“ nových zamestnancov
Jedným z hlavných dôvodov, prečo malé firmy nerastú, je strach zo zaúčania nových zamestnancov. Majiteľ firmy totiž vie o svojej firme všetko. Vie, čo ako funguje. Vie robiť rozhodnutia. A keď príde niekto zvonku, nejaký nový zamestnanec, bude mu trvať dlho, kým sa naučí, ako firma funguje či ako sa má správať a rozhodovať.
Keď máš vytvorené pracovné postupy, nemusíš zamestnancov zaúčať. Jednoducho im dáš prístup k tomu, k čomu prístup potrebujú (napríklad prístup k web stránke, účtovnému programu a podobne), ukážeš im, ktoré pracovné postupy majú nasledovať, a môžu ihneď začať pracovať.
6. Neúspech nikdy nie je chybou zamestnanca, ale chybou systému
Obrovskou výhodou používania pracovných postupov je fakt, že keď tvoj zamestnanec neodvedie dobrú prácu, keď niekde nastane chyba, nemôžeš to hodiť na zamestnanca. On totiž iba nasledoval pracovný postup. Ak sa niekde stala chyba, je to chyba prislúchajúceho pracovného postupu. Keď sa daná chyba odstráni, zamestnanec už danú chybu pri vykonávaní danej úlohy neurobí.
Každý, kto sa aspoň trochu zaujíma o psychológiu vie, že negatívna kritika ľudí demotivuje a spôsobuje im stres. Používanie pracovných postupov vo firme kritiku kompletne eliminuje, vďaka čomu sú zamestnanci spokojnejší a motivovanejší.
Za niekoľko mesiacov, odkedy pre mňa pracuje moja asistentka nasledovaním pracovných postupov, sa niekoľkokrát stalo, že výsledok jej práce obsahoval chyby. Viackrát som si hovoril: „Ako je možné, že urobila takú chybu. Veď to je úplne nelogické“. A skoro zakaždým som potom našiel chybu v pracovnom postupe, ktorý som sám vytvoril. Bola to moja chyba! A skoro som to zhodil na svoju asistentku. Je veľmi jednoduché zhodiť chybu na svojho podriadeného, čo je pre zamestnancov demotivujúce. S použitím pracovných postupov sa tomu však dá efektívne vyhnúť.
Najväčší argument proti zamestnávaniu a outsourcovaniu
Kreatívni ľudia si často myslia, že oni by nikdy nemohli niektoré úlohy outsourcovať. Myslia si, že iba oni vedia napríklad robiť rozhodnutia na základe obsahu emailov, ktoré dostanú, a iný človek by tú logiku nepochopil a robil by chyby. Títo ľudia si však neuvedomujú, že spôsob, akým oni sami riešia svoje emaily, je tiež len systémom. Áno, je automatický, pretože s ním pracujú každý deň po dlhé roky. Lenže ich rozhodovanie je stále iba programom – určitými nepísanými pravidlami, ktorými sa riadia.
Ak napríklad používaš Gmail, možno si značíš určité emaily značkami (ikonkami), ktoré Gmail ponúka. Možno emaily od klientov označíš červenou hviezdičkou, zatiaľ čo osobné emaily označíš zelenou šípkou a faktúry, platby či iné oficiálne emaily označíš výkričníkom. To je logický systém, ktorý sa dá spísať a outsourcovať.
Príklad z praxe – riešenie reálneho problému s pracovným postupom
Keď som vytvoril pracovný postup na spracovanie všetkých firemných nákladov mojej firmy, objavil som problém. Pod moju s.r.o. spadá mnoho rôznych projektov (napríklad Evolution Startup, Zarábaj Ako Pán™, Láska k Aziatkám, Festival Digitálnych Nomádov atď.) a náklady musím zaznamenávať pre každý projekt zvlášť. Lenže nikto okrem mňa samotného nevie z faktúr a iných dokladov vyčítať, o faktúru ku ktorému projektu sa jedná.
Keď som do pracovného postupu napísal, že má asistentka sama priradiť projekt ku každej jednej faktúre, robila množstvo chýb. Neboli to však jej chyby, ale chyby systému. Tento problém som vyriešil tým, že som vytvoril nové pravidlo: keď urobím nejakú platbu a príde mi faktúra, priamo do názvu súboru napíšem skratku projektu, ku ktorému daná faktúra patrí. Takouto nesmierne jednoduchou zmenou som odstránil 99% chýb zlého určenia projektu. (Aktuálne vykonávam všetky firemné platby ja sám, no keď to v budúcnosti zmením a platby bude za mňa robiť moja asistentka, pracovný postup upravím tak, aby vedela projekt priradiť ku faktúram ona sama.)
Rovnakým spôsobom sa dá napísať pracovný postup na všetky opakujúce sa kroky, ktoré nie sú kreatívne. Iba ťažko napíšeš pracovný postup na nadizajnovanie nového loga pre klienta. Môžeš však napísať pracovný postup, ktorý určuje ako komunikovať s klientom, ako si vyžiadať prvotné podklady, ako získať feedback, ako odovzdať hotové dielo, či ako riešiť určité problémy, ktoré môžu nastať. Áno, stále potrebuješ kreatívneho zamestnanca, ktorý je schopný nadizajnovať pekné logo. Použitím pracovných postupov však zaistíš, že skúsenosť všetkých tvojich klientov bude rovnaká, konzistentná. A to je hlavný rozdiel medzi malou firmičkou tatka a mamky, a prosperujúcou firmou, ktorej značku ľudia rozoznajú.
Záver
Väčšina podnikateľov sa nikdy nedostane k vytváraniu logického systému a tvorbe pracovných postupov, pretože väčšina podnikateľov si myslí, že je to strata času, alebo že na to nemajú čas, pretože sú „veľmi busy“. Dnes už však verím tomu, že bez systémov a procesov nie je možné vybudovať žiadnu väčšiu firmu, no hlavne, bez systémov a procesov je skoro nemožné byť majiteľom firmy, ktorý nemusí každý deň riešiť množstvo rôznych požiarov, ktoré sa každý deň vyskytnú.
Ako to vidíš ty? Používaš vo svojom podnikaní pracovné postupy? Ako to zmenilo tvoje podnikanie?
– Lubo Jurík, 15. júl 2018, De Chocolate Coffee, Busan, Južná Kórea
Ľubo, pekný úvod k procedúram, ale ja som odišiel, aby som budoval svoj blog a vlastné meno, nie aby som si založil podnikanie ohľadom tvorby web stránok.
Najprv som písal len články pre seba, potom som sa živil písaním, neskôr som pridal produktizované služby (Blog na kľúč a Web, ktorý zarába – na Divi). Dnes weby nerobím už vôbec a venujem sa SEO a linkbuildingu – všetky weby robí Henika (90% z toho kreatívna časť).
Určite som sa u teba veľa naučil, ale boli to skôr veci ohľadom mindsetu a sebadôvery, nie technické super-tajné know-how. Myslím, že v otázke podnikania si obeťou victim & scarcity mentality.
Ahoj Rolo, dakujem ti za reakciu.
Ked si citam tvoj aj Lukasov komentar, mam taky pocit, ze som sa asi nie uplne jasne v clanku vyjadril, pretoze ja ti nic nevycitam a myslel som, ze v clanku je to jasne vidiet.
V clanku nepisem, ze budovanie mojej firmy prestalo preto, lebo si odisiel a teda to bola tvoja chyba, ale preto, ze si odisiel a ja som potom znovu zacal robit vsetko sam (lebo som nenasiel nahradu, nech uz bol dovod akykolvek). Cize to, ze som prestal budovat moju firmu, bola moja chyba, nie tvoja. Ak to z clanku vyznelo inak, je mi to luto.
Mas pravdu v tom, ze si mi v emaile vtedy pisal, ze si chces „vybudovat svoj vlastny blog a znacku“. Podnikanie je s tym vsak spojene, nie?
Taktiez mas pravdu, ze si zacal zarabat nie iba tvorbou web stranok, ale aj pisanim clankov. Na to som pri pisani clanku zabudol, za co sa ti ospravedlnujem. V clanku som to prepisal a verim, ze teraz je to uz ok.
PS: Ked uz sa bavime o psychologii, je tiez dobre sa zamysliet nad fenomenom toho, ze ludia casto nachadzaju „dokazy“, ktore „potvrdzuju“ ich prvotnu hypotezu, to, co oni pokladaju za svoju osobnu pravdu. Preto si ludia niekedy domyslaju, ze nieco bolo myslene na nich, ze niekto hovoril o nich, aj ked v skutocnosti to s nimi nemalo nic spolocne.
Ano, v clanku som napisal, ze si z mojej firmy odisiel – co je fakt. Ano, v clanku som napisal, ze si potom zacal zarabat tvorbou web stranok – co bola moja chyba, pretoze si zarabal aj pisanim clankov, za co som sa ti ospravedlnil a v texte to zmenil. Ale v clanku nie je napisane nic o tom, ze zastavenie progresu rastu mojej firmy v tom obdobi bolo tvojou chybou. Nikdy som si to nemyslel a ani nemyslim.
Ked si odo mna odchadzal, prial som ti vsetko len to najlepsie, a to plati aj teraz. Je mi jedno, comu sa teraz venujes, ci tvorbe webov alebo hocicomu inemu. Nesledujem tvoje kroky, rovnako ako nesledujem inych ludi zo Slovenska ci z Ciech. Pride mi to kontraproduktivne. Riesim si svoje veci a nestaram sa o to, co robia ostatni.
Cize nie, nemyslim si, ze sa hram na obet, ktorej niekto iny uskodil. Ved som o tom dokonca v minulosti napisal clanok.
Drz sa, Rolo.
Nazdar Lubo, ako pises, bez zmapovanych procesov a postupov sa to neda.
Ohladom zamestnancov, dobry kamos a uspesny podnikatel mi dal dobru radu – hladaj ludi, ktorych ambicie nie su v tom istom smere. Ak sa ich ambicie tocia skor okolo zarobenia si pocas pracovnych hodin a potom sa venovat rodine, hobby a pod, nie budovaniu biznisu, tak sa nemusis bat, ze tak skoro odidu. Ak zamestnas niekoho, kto chce robit to co ty alebo chce podobny zivotny styl ci biznis, tak je dost pravdepodobne, ze casom odide a skusi to na vlastnu past.
Roland ma pravdu ohladom scarcity mindset – prace je dost pre kazdeho, mozes to brat pozitivne – pomohol si niekomu zit slobodnejsie ;). Takisto, ak ti predsa len v tom horsom scenari tvoj zamestnanec dokaze vziat klientov, potom je chyba aj tak u teba – klienti, ktori nemaju silny dovod odist by od teba nesli. Cize to je tiez forma spatnej vazby, ktora ti poukaze na moznosti ako zlepsit svoje sluzby.
A nakoniec – public shaming? Ale no, you’re better than this ;).
Ahoj Lukas,
prosim ta precitaj si moju odpoved Rolovi nizsie, pretoze mam silny pocit, ze si moj clanok pochopil skreslene. Neviem, ci si mal tieto myslienky uz pri citani clanku, alebo az potom, ako si si precital Rolov komentar. Kazdopadne, nesuhlasim s tym, ze ma vinis s „public shaming“ a „scarcity mindset“.
Ten tip o tom akych zamestnancov hladat do svojho podnikania je super, no ako som odpovedal na Rolov komentar, v clanku som spomenul jeho odchod iba preto, ze to bol moment, kedy som prestal (JA SAM) budovat svoju firmu. Nikde v clanku nehovorim o tom, ze to davam za vinu jemu.
Oh, uz asi viem, preco ste obaja mali pocit, ze sa „obuvam“ do Rola. Bola to tato veta?
„Nenašiel som totiž vtedy za Rola náhradu. Nie preto, že by nikto vhodný neexistoval; skôr preto, že som mal obavy dôverovať iným ľuďom.“
Pretoze tym „som mal obavu doverovat inym ludom“ som nemyslel to, ze ma Rolo zradil alebo ranil a tak som zrazu prestal doverovat ludom. Tym som mal na mysli vseobecny fakt, ze ja, rovnako ako mnoho inych podnikatelov/freelancerov, som mal problem delegovat zodpovednost (o com pisem aj dalej v clanku). Ten „problem“ som mal pred Rolom, rovnako ako po nom, a s nim to nema nic spolocne.
Cize ak si si ty alebo Rolo myslel, ze ta veta bola narazka na neho, potom sa udialo presne to, co som popisal v PS v mojej odpovedi na Rolov komentar – nasli ste nieco, co neexistuje, pretoze ste to tam hladali.
Peace :)
to nebolo ziadnou vetou, ani kontextom, len tym, ze si ho spomenul menom, v com nevidim ziadnu potrebu (ludom je jedno, kto ten zamestnanec bol, tak naco spominat), hlavne ak neodkazujes na jeho blog, no na Jankin uz ano. Akosi z toho citam nespokojnost z tvojej strany s tym, ako sa veci ukoncili medzi vami a ze si potreboval takto ukazat prstom.
Ak mi das nejaky pozitivny dovod, preco si tam spomenul jeho meno (ale bez odkazu na jeho blog), tak ta mozno pochopim lepsi / ako si to myslel naozaj.
Aj tvoja reakcia je dost defenzivna – len komunikujem moj pocit z clanku, neutocim, no akosi sa nesnazis vidiet nas pohlad, len nam ho vyvracias. Nie je podstatne, ako si to myslel, ale ako to ludia chapu – ak to chapu zle, tak si to asi podal nespravne.
Rozumiem. Asi mas pravdu. K tomu ne-odkazu som mal konkretny dovod, ale mohol som sa nad to povzniest.
PS: Som vdacny za tvoj aj Rolov komentar. Situacie, ktore najviac bolia, maju najvacsi potencial nas urobit lepsim clovekom.
Rozumiem. Co sa tyka toho odkazu na teba, nechcem o tom hovorit verejne, pretoze to veci iba skomplikuje, ale mozeme to prebrat osobne/cez Skype.
Ako som ti odpisal predtym, nikdy som ti nevycital, ze by si pretahoval mojich klientov ku sebe. Viem iba o jednom mojom klientovi, ktory neskor spolupracoval aj s tebou, ale taktiez viem, ze on sa ti ozval sam :) Kazdopadne vsak rozumiem tomu, ze to tak z clanku moze vyzniet.